FASE 1

Det allerførste, I skal have styr på, er vilkårene i jeres nuværende kontrakt. Sørg for at læse kontrakten godt igennem, så I ved, om der gælder særlige vilkår for opsigelsen af jeres erhvervslejemål. Det er afgørende for, hvornår I kan flytte ind i noget nyt - og hvornår jeres nye lokale i så fald skal være ledigt.

Opsigelse og uopsigelighed. De to termer lyder ens men dækker over meget forskellige kontraktuelle forpligtelser.

Opsigelse dækker over, at I som lejere kan opsige jeres erhvervslejemål med et nærmere aftalt varsel.

Uopsigelighed er derimod en bindingsperiode, hvor I ikke kan lægge jeres opsigelse. Kig i vores ordbog, hvis du vil læse mere.

Den indledende forventningsafstemning
er afgørende for, at processen bliver så 
nem og tilfredsstillende som muligt. 

De fleste udlejere har i dag en specifik salgsafdeling, der tager sig af alle former for spørgsmål og henvendelser. Ring rundt til nogle forskellige og stil alle de spørgsmål, I kan komme i tanke om, også dem, der måske føles dumme, og mærk efter, hvordan kontakten føles. Det er potentielt din nye udlejer i mange år, så det er vigtigt at mærke efter, om der er god kemi.

Hvis det er Jeudan, du ringer til, vil du typisk blive mødt med disse spørgsmål:  

• Hvad er I for en type virksomhed? 

• Hvor mange er I? 

• Hvornår har I brug for noget? 

• Hvad er det absolut vigtigste for jer?  

• Er der et akut behov, eller er I bare ude at afsøge markedet?  

• Hvad er jeres behov for parkeringsfaciliteter? 

• Hvad er jeres budget? 

Gennem guiden her vil I mange gange støde på spørgsmålet om, hvad der er vigtigst for jer, og det med god grund. Den indledende forventningsafstemning er nemlig helt afgørende for, at processen med at finde jeres nye kontorlokaler bliver så nem og tilfredsstillende for alle parter som muligt.

Måske har I nogle absolutte krav i forhold til lokationen eller bygningens stil og udtryk. Måske er det helt afgørende med parkeringsfaciliteter, antallet af mødelokaler, eller at der er en kantine. Måske er budgettet egentlig mere til et kontorfællesskab med all-inclusive. Det er vidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed, og jo bedre I kan klæde salgsafdelingen på fra starten, jo nemmere bliver det for dem at finde de rigtige lokaler til jer.  

En del af forventningsafstemningen er også, at I er meget tydelige om, hvad lejemålet skal bruges til. Ethvert lejemål vil være udbudt som hhv. kontor, butik, lager, kælder mv., og det er en kompliceret proces at forsøge at ændre på disse kategorier.  

Det er ligeledes vigtigt, at I som virksomhed udpeger en eller flere, der fungerer som endelig beslutningstager. For større virksomheder vil det typisk være en office manager, som tager de indledende runder i kontorsøgningen, men der skal ret hurtigt en beslutnings-tager på banen, så I ikke kommer for langt i processen uden. 

Det er altså vigtigt, at I har overvejet jeres krav og ønsker grundigt. Men anbefalingen fra Jeudans salgsafdeling, der snakker med mange potentielle nye kunder hver dag, er, at I også forholder jer åbent.

Mange erhvervskunder har nemlig glæde af at blive præsenteret for noget, som de ikke selv har tænkt på
a la tv-programmer som TV2’s 3 x beliggenhed. Derfor kan det være en fordel at køre søgningen i to spor:
et, hvor udlejer forsøger at matche alle jeres krav og ønsker, og et andet, hvor I er åbne for at blive
inspireret og overrasket. 

Når en virksomhed skal flytte fra ét kontor til et andet, sker det typisk pga. vækst eller nedgang, og det kan være en god lejlighed til at gentænke strukturen og hverdagen i virksomheden.

• Hvor mange mennesker er der på kontoret til daglig?

• Har vi indrettet os rigtigt?

• Trives medarbejderne i den kultur, vi har?  

Hvis I f.eks. flytter pga. vækst, er det godt givet ud at reflektere lidt over, hvilken arbejdskultur og organisation, der skal flytte, i stedet for blot at flytte til noget større. 

Vær opmærksom på, at jeres forretningsplaner skal passe ind i de nye kontorlokaler. Det vil f.eks. være dyrt, hvis I skal flytte allerede igen om et år, så det kan godt betale sig at købe noget mere plads fra starten, hvis I ved, at der er vækst på vej. 

Vær også opmærksom på, hvilke fordele I automatisk får med hos de forskellige udlejere, f.eks. fleksibilitet, bindingsperioder, services etc. Matcher de fordele med jeres forventninger og fremtidsplaner? 

Vær opmærksom på, at
jeres forretningsplaner skal passe ind i de nye kontorlokaler.

Hvis I koger det helt ned, hvad er så de tre vigtigste ting, jeres nye kontor skal opfylde? En lang liste af krav kan forvirre og forlænge processen, men hvis I slet ingen liste har, øger det risikoen for at ramme forkert. Find derfor de tre allervigtigste punkter. Så er det lettere for en udlejer at finde de rigtige lokaler til jer.

Vores guide er et hjælpeværktøj. Guiden kan og skal derfor ikke anses som juridisk bindende vejledning/rådgivning. Guiden kan derfor heller ikke erstatte professionel rådgivning, herunder juridisk, kommerciel eller teknisk rådgivning. Vi vil derfor også altid anbefale, at du søger relevant professionel rådgivning.