FASE 6

Som vi har beskrevet flere gange igennem guiden, er det vigtigt, at I lytter til jeres mavefornemmelse og så vidt muligt sørger for at tænke alle led i virksomheden ind og vurdere, om de vil kunne trives i de nye lokaler. Når det hele så føles godt og rigtigt – så allerførst: Tillykke! I er nu kommet godt igennem en stor del af rejsen mod det nye kontor.

Den sidste del af processen frem mod indflytning og glade, springende champagnepropper handler om kontrakter, vilkår og alt det med småt. Her vælger de fleste at tage en advokat med om bord, så I får tjekket alt godt og grundigt igennem.

Når I har meddelt, at I er interesserede i et lejemål, vil det næste skridt hos langt de fleste udlejere være, at I bliver inviteret ind til et møde. Her skal der bl.a. diskuteres kontraktvilkår, og det er en stor fordel, hvis I på forhånd har sat jer godt ind i, hvilke vilkår der gælder hos den pågældende udlejer, gerne med hjælp fra en advokat eller anden professionel juridisk rådgiver. På mødet skal I blive enige med udlejer om aftalen, kontraktvilkårene vil blive gennemgået og videreudviklet, og der laves et udkast til kontrakten. Processen med udarbejdelse af den endelige kontrakt kan tage alt fra to uger til to måneder afhængigt af, hvor hurtigt I bliver enige med udlejer, om I vil ændre på indretningen i lejemålet, og hvor meget ekstern rådgivning I har brug for.

I kan komme ud for, at der er andre, der er faldet for de samme lokaler som jer, og at der sker såkaldte dobbeltforhandlinger.

Hvis der er dobbeltforhandlinger, så er den normale procedure, at begge parter bliver gjort opmærksomme på det med det samme.   

En dobbeltforhandling handler ikke altid om først til mølle. Ofte vil det blive afgørende, hvilke krav de forskellige interesserede har, og hvem der vurderes at kunne bidrage til det bedste samarbejde.

Der skal landes et godt samarbejde mellem lejer og udlejer, hvor begge oplever at få deres forventninger indfriet. Her kan flere ting spille ind, og det varierer fra virksomhed til virksomhed, men I kan byde bedst muligt ind på samarbejdet ved at:

• overveje grundigt, hvad I ønsker, og melde det klart og ærligt ud, så udlejer ved, hvor I står

• være tro mod jeres forventninger og krav, så både I og udlejer lander rigtigt i samarbejdet.

Det handler ikke kun om "først til mølle",
men også om hvem der kan bidrage
til det bedste samarbejde.

Hvis dobbeltforhandlingerne ender med, at I ikke bliver tilbudt det ønskede lejemål, må I ikke miste modet. Hvis I er i Jeudan-regi, vil vi hjælpe jer med at finde noget andet, fremvise nye lejemål og rådgive jer i processen. Det er ikke altid, at vi lige har noget tilsvarende på hånden, men vi vil have fokus på samarbejdet og på at finde noget, der kan opfylde jeres krav og ønsker.

Benyt også muligheden for at blive skrevet i forskellige udlejeres søgeagenter og interessekartoteker, så I får direkte besked, når der kommer et lignende lejemål på markedet.

I vil opleve, at en erhvervslejekontrakt ofte kan være omfattende, og det kan derfor være en god idé at få en advokat til at hjælpe. Det giver en god sikkerhed, men vær også opmærksom på, at det kan forlænge processen yderligere afhængigt af advokatens kalender.

Generelt set skal I være opmærksomme på:

• at alle de ting, I har aftalt løbende, er kommet
  med i kontrakten

• alt i forhold til vilkår, uopsigelighed, bindingsperiode, leje og evt. lejerabat.

Hvis der skal ændres på indretningen i jeres kommende lejemål, er der en række forhold, I skal være opmærksomme på.

Først og fremmest skal I hurtigt have forventnings-afstemt med udlejer, hvad der kan og ikke kan lade sig gøre. Er I interesserede i en fredet ejendom, er der f.eks. muligheder for ændringer i form af inventar, farver og tekstiler, men ikke på ruminddeling eller adgangs-
forhold. Er det en klassisk, historisk ejendom er der flere muligheder for ombygninger, men sørg for at få forventningsafstemt ift. tid, pris og vilkår. Det er ærgerligt at have udtænkt store ombygninger og lagt indretningsplaner, hvis de ikke kan lade sig gøre i virkeligheden.

I skal også være opmærksomme på, at så snart der bliver drøftet individuelle indretninger, så vil det hos langt de fleste udlejere, udløse en længere bindings-periode i kontrakten – med mindre at der bliver betalt kontant fra starten. Ofte vil de individuelle indretninger blive lagt oven i huslejen som en såkaldt forbedringsforhøjelse, så indretningen bliver finansiereret over huslejen.

Hos Jeudan er det f.eks. sådan, at større individuelle indretninger, der finansieres over huslejen, vil forlænge bindings-perioden.

Det er en god ide at overveje, hvem der skal være virksomhedens projektleder på en evt. renovering af et nyt lejemål. Sørg for, at I har de interne ressourcer til at styre processen sikkert i land, og hav i baghovedet, at det ofte er en ressourcekrævende proces på seks til ni måneder.

Overvej derfor også, om det er bedre at betale mere for at kunne flytte ind i et lejemål, hvor alt er, som I ønsker fra starten – fremfor at kaste jer ud i et lidt billigere lejemål, som så kræver omfattende forandringer.

Start med at få etableret en god og tæt dialog med udlejer og få alle forventninger 100 % afstemt, så projektet kan forløbe som planlagt.

Hvis der støder nye ønsker eller ideer til senere i processen, påvirker det både tidsplan og pris, så det er en stor fordel for både jer og udlejer, at I har en klokkeklar plan og aftale.

Hvis det er en større ændring, bliver der i Jeudan-regi altid koblet en projektleder på fra vores side, som i tæt samarbejde med jer og jeres faste kundechef får planlagt og afviklet i istandsættelsen. Der vil blive afholdt et fælles opstartsmøde med projektleder, kundechef, arkitekter m.m., hvor projektet planlægges, og I vil have én kontakt igennem hele processen, så I hele tiden har et godt overblik over forløbet. Har I brug for oplæg på, hvordan jeres lejemål kan indrettes, ændres eller energioptimeres, så kan Jeudans interne designafdeling hjælpe, og I kan finde inspiration i vores showroom i Bredgade.

Tillykke, I er nu kommet godt igennem hele processen med at finde et nyt erhvervslejemål! Tag en lille pause, og klap jer selv på skulderen.

Selvom alt er klappet og klaret i forbindelse med udarbejdelsen af jeres kontrakt, vil der typisk være lidt frem og tilbage, før alt spiller i jeres nye lejemål.

Det kan være en god ide at udpege en fast kontaktperson i virksomheden, som er fuldt dedikeret til processen med flytning og indretning, både op til indflytning og i perioden efter. Hvis I opdager fejl eller mangler efter indflytning, så sørg for, at de bliver adresseret med det samme, og at der bliver fulgt op på ændringer og evt. udbedringer hurtigst muligt.

Vi håber, at guiden her har været en god hjælp i jeres søgning. Uanset om I ender med at flytte ind i et Jeudan-lejemål eller hos en anden udlejer, ønsker vi jer en god flytning – og held og lykke med jeres nye lokaler.

Tak, fordi du læste med. Sidder du tilbage med spørgsmål, som vi kan hjælpe med at opklare, er du altid velkommen til at kontakte os på 7010 6070.

Vores guide er et hjælpeværktøj. Guiden kan og skal derfor ikke anses som juridisk bindende vejledning/rådgivning. Guiden kan derfor heller ikke erstatte professionel rådgivning, herunder juridisk, kommerciel eller teknisk rådgivning. Vi vil derfor også altid anbefale, at du søger relevant professionel rådgivning.