FASE 5

Nu er I nået dertil, hvor I har undersøgt markedet, kigget prospekter, vurderet, diskuteret og snakket med potentielle udlejere – og her føler de fleste sig som en flok gamle cirkusheste, der står og sparker utålmodigt i savsmulden for at komme ind i manegen … Men der er lige et par vigtige overvejelserne endnu.

Inden I ringer og booker en fremvisning, kommer her en række gode råd, som I med fordel kan følge.

Det går godt i København. Her blender klassiske bygninger naturligt sammen med nybyggeri, liv, handel og storby, og rundt om hjørnet er der altid et grønt område at nyde eller noget vand at hoppe i. Men hvordan går det på erhvervslejemarkedet? Og hvad siger de danske virksomheder til markedet anno 2024? Det kigger vi nærmere på her.

Det er en god ide, at I sætter lidt ord på, hvorfor netop dette kontor er interessant for jer. Er det stilen, beliggenheden, lyset, kantinen, plantegningen? Hvis det f.eks. er plantegningen, I er faldet for, så vil en udlejer rimelig nemt kunne finde andre lignende lejemål, så I kan blive præsenteret for lidt forskelligt. Hvis det derimod er beliggenheden, der trækker, så er det en lidt anderledes opgave at finde alternativer.

I Jeudan er det f.eks. sådan, at det ikke er alle lejemål, der bliver fremvist på vores hjemmeside, så jo mere konkret I kan beskrive jeres interesse, jo nemmere vil det være at finde relevante “off-market”-lejemål og give jer nogle gode og brugbare fremvisninger. Hvis det er meget svært for jer at blive konkrete på, hvorfor netop dette lejemål er interessant, så kan det være, fordi forventningsafstemningen er skæv, og I måske ikke er helt på rette spor.

Det er i alles interesse, at I lander i det rigtige lejemål, så vær åben omkring jeres behov og situation. Sig også til, hvis det er første gang, I er ude på en rundvisning, for så kan udlejeren bedre give jer den rette rådgivning.

Det er meget sjældent, at man rammer det rigtige sted på første rundvisning, så indstil jer på at se lidt forskelligt, forhold jer åbent overfor evt. overraskelser, som udlejer præsenterer for jer, og mærk godt efter. Det er en proces at finde et nyt kontorlejemål, og det er vigtigt, at det føles helt rigtigt for jer.

Det er en proces at finde et nyt kontorlejemål, og det er vigtigt, at det føles helt rigtigt for jer.

Hvis I skal på fremvisning i det indre København og besøge flere lejemål, er det en fordel at tage cyklen. Skal I på Jeudan-fremvisning, vil salgscheferne typisk selv ankomme på cykel. Undersøg om udlejer kan hjælpe med cykler eller parkering, så det er nemt for jer at komme rundt i byen.

Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvem der bliver involveret i kontorsøgningen. Overvej derfor grundigt, hvordan det vil passe bedst i jeres organisation, og hvilken kombination af interessenter der giver størst mulighed for succes.

• Skal der en eller flere afsted på fremvisningen?

• Er det kun deltagere fra ledelseslaget, eller skal der en eller flere medarbejderrepræsentanter med?

• Skal screeningen måske endda udliciteres til en ekstern konsulent?

Det er også afgørende at have styr på, hvem der er den endelige beslutningstager og vurdere, hvor tidligt de skal involveres i processen.

I Jeudan oplever vi, at særligt større virksomheder lader en Office Manager stå for de indledende samtaler, screeninger og fremvisninger, og at de endelige beslutningstagere først kommer på banen til anden fremvisning. Det er ofte her, der skal træffes beslutninger, så for ikke at forlænge søgeprocessen er det vigtigt, at I har beslutningsdygtige folk med her.

Det er også en god ide at overveje, hvem i jeres organisation der skal være projektleder på en evt. renovering af et nyt lejemål. Sørg for, at I har de interne ressourcer til at styre en renovering sikkert i land, og hav i baghovedet, at det ofte er en ressourcekrævende proces på 6-9 måneder.

Overvej derfor også, om det er bedre at betale mere for at kunne flytte ind i et lejemål, hvor alt er, som det skal være fra starten – fremfor at kaste jer ud i et lidt billigere lejemål, som så kræver omfattende forandringer.

Hvem skal med på fremvisningen, og hvem træffer den endelige beslutning?

• Forhold jer kritisk til plantegningen. Passer den til jeres behov og antallet af medarbejdere? Kan I være der både nu og om et år?

• Tjek godt op på økonomien. De fleste prospekter viser øverst den årlige m²-pris uden omkostninger til f.eks. drift og forbrug. Find den samlede pris med det samme, så I ikke bliver skuffede senere i processen.

• Vær ærlige omkring jeres situation, ønsker og behov. Jo mere afklarede og ærlige I er, jo bedre kan udlejeren hjælpe jer til at finde det helt rigtige.

På den første fremvisning er det vigtigt at få stillet de rigtige spørgsmål, så I kan undgå kedelige overraskelser. Det er især vigtigt, at I får afklaret følgende:

Er rammerne de rigtige, og kan I være der både nu og om et år? Passer lokalerne med virksomhedens vækststrategi?

Hvor store er forbrugsomkostningerne?
Her menes månedlige udgifter til vand og varme. Eget elforbrug afregner I typisk selv med jeres valgte elselskab, men nogle prospekter kan indeholde estimerede udgifter.

Hvor store er driftsomkostningerne, og hvad er inkluderet i lejen? Her menes udgifter til driften af ejendommen, skatter, afgifter og reparation og vedligehold af f.eks. ventilation, elevator etc.

Hvilke services skal I evt. betale ekstra for?
Er der f.eks. mulighed for vicevært, snerydning, trappevask, støjvagt, forsikring, graffiti-bekæmpelse o.l., og hvad koster det?

Hvornår er der overtagelse? Typisk ligger overtagelsesdatoen meget fast og kan ikke rykkes. Vær opmærksom på, at den passer jer.

Hvilke vilkår er gældende i kontrakten for dette lejemål ift. binding, opsigelse, istandsættelse ved ind- og udflytning og evt. lejereguleringer? Hvordan er I stillet, hvis I pludselig skal bruge mere plads, eller mindre?

Hvordan vil jeres hverdag se ud, hvis I lejer hos denne udlejer? Spørg ind til, hvem der vil blive jeres kontaktperson, og hvordan den daglige kontakt vil være. Hvis det er jeres kommende kontaktperson, der leder fremvisningen, så vær opmærksom på, om I har god dialog.

Føles det rigtigt i maven? Er det et sted, I vil kunne lide at være? Vil jeres medarbejdere blive begejstrede over at flytte hertil? Det er vigtigt at have en god mavefornemmelse, og hvis I kan mærke, at den ikke er der, så meld ærligt ud til udlejeren, så I hurtigt kan blive hjulpet videre til et andet potentielt lejemål.

Efter den første fremvisning vil I være blevet meget klogere. I vil få svar på en masse spørgsmål og selv blive stillet opklarende spørgsmål, som får jer til at reflektere over jeres ønsker og behov – og måske endda nå frem til en revideret ønskeliste for jeres kommende kontor.

Hvis I synes, det hele spiller i forhold til rammer, økonomi, services og vilkår, og at det føles godt i maven, så er det tid til at booke den anden fremvisning af lejemålet.

Hvor den første fremvisning i høj grad er en screening og uddybende forventningsafstemning, så rykker beslutningen nu tættere på. Sørg derfor for, at den endelige beslutningstager også deltager på denne fremvisning.

Hvis jeres kommende faste kontakt ikke var med på den første rundvisning, så bed udlejeren om, at det er den person, der fremviser lejemålet denne gang. Det er vigtigt, at I får så reelt et indtryk af jeres daglige kontakt med udlejer som muligt, så sørg for, at I får mødt og vurderet jeres daglige kontaktperson.

Tjek op på, om I har fået svar på alle de vigtige spørgsmål fra den første fremvisning, og hvis ikke, så sørg for at få svarene nu, så alt er på det rene.

Mærk godt efter, om kontakten til din kommende udlejer og faste kontakt er god og benyt lejligheden til at lære vedkommende lidt bedre at kende.

Vores guide er et hjælpeværktøj. Guiden kan og skal derfor ikke anses som juridisk bindende vejledning/rådgivning. Guiden kan derfor heller ikke erstatte professionel rådgivning, herunder juridisk, kommerciel eller teknisk rådgivning. Vi vil derfor også altid anbefale, at du søger relevant professionel rådgivning.